交通機関の安全に関わることについて把握することが大事

信用やノウハウ

オレンジ色の端末を操作する男性

一般的な会社、自営業において様々なシーンで機密書類が存在する。個人情報、見積もり情報、会社や商売に関するノウハウが詰まったものなど。そうした機密書類はいつまでも保存すると置き場が無くなり、新たな機密情報との混在リスクもあるため、いずれ処分しなくてはならない。外部に機密書類が漏れれば、悪用されることや会社や商売の信用問題だけでなく存続の危機にまで発展する恐れがある。ISO27001の要求事項では、機密情報は機密性、可溶性、完全性が求められており、機密性を保ちながら必要な時に権限のあるものが引き出して活用する旨が記載されている。機密書類のリスクを考えると、ISOを取得していなくてもそういった企業等は多いと考える。処分に関しては、シュレッダー処分、業者による溶解処分などの方法がポピュラーだと考える。

機密書類は通常の書類に比べて、処分することに慎重になるあまりに溜まりがちである。ISOの要求事項や会社のルールで文書化して保存することが求められている場合が多いからだ。保存年限が決められている場合が多いが、処分することに躊躇される方が多いのではないか。私自身もそうであるが。どうしても処分をためらう機密書類は、施錠管理された書庫に格納するか、格納スペースがなければPDF化してパスワードをかけ、半永久的に残すことも一つの手だと考える。絶対に行ってはならないのは、解読可能なサイズにちぎってごみ箱に捨てるような処分方法だ。各種業者が比較的入りやすい事務所に関しては特に注意するべきである。解読可能な処分方法では、外部に機密情報が漏れるリスクが潜在している。